Ustalenie końcowego terminu umowy na czas zastępstwa

Zamierzamy zatrudnić pracownika na zastępstwo, na czas pobytu na urlopie macierzyńskim innej pracownicy. Urlop ten ma się zakończyć 27 marca br. Czy w umowie na czas zastępstwa jej termin końcowy powinniśmy określić przez wskazanie tej daty? Czy jest możliwość cyklicznego zawierania umów na zastępstwo, np. co miesiąc, aż do powrotu zastępowanego pracownika do pracy?

Z formalnego punktu widzenia nie ma przeszkód, aby określić końcowy termin obowiązywania umowy o pracę na czas zastępstwa poprzez wskazanie konkretnej daty. Jednak wobec specyfiki tego rodzaju umowy, jest to mało praktyczny sposób ustalenia ostatniego dnia jej obowiązywania.

Umowa na czas zastępstwa, choć generalnie zachowuje charakter umowy na czas określony, posiada jednak pewne odrębności. Najważniejsza z nich dotyczy końcowego terminu umowy, który w przypadku zatrudnienia na zastępstwo nie musi być wskazany ścisłą datą. Omawiana umowa zawierana jest w celu zastępstwa nieobecnego w sposób usprawiedliwiony pracownika (art. 25 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy, Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), stąd jej upływ może być określony poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, z którym będzie się wiązać powrót zastępowanego pracownika do pracy, np. zakończenie urlopu macierzyńskiego. Termin końcowy umowy może też zostać wskazany w sposób jeszcze bardziej ogólny, poprzez odwołanie się do powrotu zastępowanego do pracy. Dopuszczalne jest również ustalenie daty końcowej w sposób tradycyjny, tj. poprzez wskazanie konkretnego dnia, jest to jednak rozwiązanie mogące wywołać wątpliwości w praktyce. Należy bowiem zauważyć, że ścisłe określenie daty zakończenia umowy jest właściwe dla umów o pracę zawieranych na czas określony - umowa ta obowiązuje w konkretnym przedziale czasowym, co znajduje odzwierciedlenie w jej treści.

Ponadto uściślenie daty zakończenia umowy na czas zastępstwa może, w określonych okolicznościach, być kłopotliwe dla pracodawcy. Trzeba pamiętać, że zdarzeniem, które w każdym przypadku powoduje rozwiązanie umowy na zastępstwo, jest powrót zastępowanego pracownika do pracy - ustaje wówczas powód, dla którego umowa na zastępstwo została zawarta. Z różnych powodów pierwotnie zakładany termin powrotu pracownika zastępowanego do pracy może się zmienić, np. z uwagi na wystąpienie absencji chorobowej po zakończeniu okresu nieobecności, z uwagi na którą zawarto umowę na zastępstwo.

Wówczas wskazanie daty zakończenia umowy przypadającej przed takim opóźnionym powrotem stwarza niebezpieczeństwo, że zabraknie zastępstwa dla nieobecnego pracownika. Ze względów praktycznych korzystniej jest więc w umowie na zastępstwo poprzestać na ogólnym zapisie, że rozwiąże się ona z dniem powrotu do pracy osoby zastępowanej. Pozwoli to uniknąć kłopotliwych sytuacji związanych z przedłużającą się nieobecnością zastępowanego czy jego wcześniejszym niż ustalony w umowie stawieniem się w pracy (np. z powodu rezygnacji z udzielonego urlopu).

Przykładowy fragment umowy o pracę na czas zastępstwa w zakresie okresu obowiązywania umowy:

Co do możliwości odnawiania umów na czas zastępstwa poprzez ich cykliczne zawieranie po upływie każdego miesiąca zatrudnienia, to taka praktyka zatrudniania na zastępstwo wydaje się nieprawidłowa. Stoi ona w sprzeczności z celem omawianej umowy, jakim jest zastępstwo nieobecnego w sposób usprawiedliwiony pracownika. Jeżeli taki jest cel umowy, to zastępujący pracownik powinien zostać zatrudniony od razu na cały okres nieobecności osoby zastępowanej. Nie ma uzasadnienia dla zawierania ciągu krótszych umów tego rodzaju.

Jeżeli pracodawca obawia się, że praca zastępcy nie sprosta jego oczekiwaniom, może umowę na zastępstwo poprzedzić umową na okres próbny, nawet trzymiesięczny. Ponadto umowa na zastępstwo może być stosunkowo łatwo wypowiedziana przez pracodawcę (jak również przez pracownika). Okres wypowiedzenia w takim przypadku wynosi tylko trzy dni robocze, przez które rozumiemy nie te dni, które są robocze dla pracownika, ale każdy dzień powszedni, tj. od poniedziałku do soboty, z wyjątkiem świąt ustawowo wolnych od pracy. Do wypowiedzenia tej umowy nie trzeba wprowadzać w jej treści klauzuli umownej dotyczącej możliwości wypowiedzenia.